El primer día hábil del mes, en muchas inmobiliarias pasa lo mismo: alguien abre el extracto del banco, abre la hoja de cálculo de arrendamientos y empieza a cruzar pago por pago. Ese día, y muchas veces el siguiente, esa persona no atiende a nadie.
Ese trabajo no está mal hecho. Está mal ubicado: lo hace una persona porque el sistema no lo hace.
Estos son los cinco procesos que más encuentro hechos a mano cuando reviso la operación de una inmobiliaria.
1. Contratos que se arman copiando el anterior
Se abre el contrato del mes pasado, se cambian nombres, cédulas, dirección del inmueble, canon y fechas. Un dato que se quedó sin cambiar puede terminar en una discusión con el arrendatario. Los datos ya existen en algún lado; el problema es que no están conectados con el contrato.
2. Cobros recurrentes que se revisan uno por uno
Cada mes hay que generar el cobro del canon, la administración y los servicios de cada inmueble, y después revisar quién pagó. Con 50 inmuebles es pesado. Con 300 es un trabajo de tiempo completo.
3. Conciliación bancaria línea por línea
El pago entra al banco con una referencia incompleta. Alguien tiene que adivinar de qué inmueble es, aplicarlo y marcarlo. Es el proceso que más horas consume y el que más errores produce.
4. Cartera que se arma cuando alguien la pide
Saber quién debe y desde cuándo debería ser una consulta. En muchas inmobiliarias es un reporte que alguien arma a mano, y cuando está listo ya cambió.
5. Liquidación a propietarios
Del canon cobrado hay que descontar la comisión, las reparaciones y los impuestos que apliquen, y girarle al propietario con su soporte. Si los cobros y la conciliación se hicieron a mano, la liquidación hereda todos sus errores.
La causa real: cinco procesos que no se hablan
Cada uno de estos procesos depende del anterior. El contrato define el cobro, el cobro define lo que hay que conciliar, la conciliación define la cartera y la cartera define lo que se le liquida al propietario. Cuando cada paso vive en un archivo distinto, alguien tiene que hacer de puente cinco veces al mes.
Qué tendría que cambiar en la operación
- El contrato se genera con los datos del inmueble, el propietario y el arrendatario que ya están registrados.
- Los cobros del mes salen solos a partir de los contratos vigentes.
- El pago se aplica al inmueble cuando entra al banco, y lo que no se reconoce queda señalado para revisar.
- La cartera y la liquidación a propietarios son consultas, no reportes.
En empresas que trabajan con Nexovate hemos visto procesos operativos que tomaban 2 días pasar a 4 horas. En una inmobiliaria, ese tiempo vuelve a donde tiene que estar: atender bien y a tiempo a quien quiere arrendar o comprar. Puede ver cómo funciona en Nexovate para inmobiliarias.
Una pregunta para usted: de estos cinco procesos, ¿cuál le quita más horas a su equipo cada mes? Cuéntenos en el foro.
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