Llevo 19 años escribiendo software. Los últimos los he pasado dentro de empresas ajenas: en bodegas, en obras y en oficinas de inmobiliarias. Y en esos lugares he visto el mismo problema con tres disfraces distintos.
En una bodega, el sistema decía que el inventario estaba completo. El conteo físico decía otra cosa. En una obra, el presupuesto aprobado era un documento del pasado desde la primera semana. En una inmobiliaria, alguien dedicaba el primer viernes de cada mes a conciliar recibos a mano.
Ninguna de esas empresas tenía un problema de gente. Tenían un problema de dónde vive la información.
El patrón: la información que une las áreas llega tarde
En casi todas las empresas medianas que conozco, la operación vive en un lugar y la contabilidad en otro. En la mitad hay una hoja de cálculo que alguien actualiza cuando puede. Cada área tiene sus datos, y los datos son correctos. El problema es que se cruzan tarde.
Y una cifra correcta que llega tarde ya no sirve para decidir. Sirve para explicar lo que pasó.
Cómo se ve en cada sector
Inmobiliarias
El equipo comercial sabe vender. Pero una parte grande del día se va en contratos que se arman copiando el anterior, cobros que se revisan uno por uno, conciliaciones bancarias y reportes de cartera. Mientras tanto, el prospecto que escribió en la mañana sigue esperando respuesta.
Constructoras
Compras, avance de obra y contabilidad suelen estar en sistemas distintos. El costo real de cada proyecto se conoce cuando ya no se puede corregir. El sobrecosto no aparece de golpe: se acumula en decisiones pequeñas tomadas con información de hace semanas.
Manufactureras
La empresa sabe cuánto vendió. Lo que no sabe, a tiempo, es cuánto le costó producir lo que vendió. El costo real aparece después del cierre de mes, cuando ya se cotizaron pedidos nuevos con costos viejos.
Por qué casi nunca es culpa de la gente
Cuando la información está repartida, alguien tiene que juntarla. Esa persona se vuelve indispensable, trabaja de más y aun así llega tarde, porque juntar datos a mano no escala. Cuando algo falla, se busca al responsable. Pero el error estaba en el diseño: el sistema obligaba a que una persona hiciera de puente.
Qué tendría que cambiar
No se trata de comprar más módulos. Se trata de que cada movimiento quede registrado una sola vez, en el momento en que ocurre, y que contabilidad, compras, inventario y ventas vean el mismo dato al mismo tiempo. Cuando eso pasa, la conciliación deja de ser una tarea y el cierre de mes deja de ser una sorpresa.
De esa idea salió Nexovate, la plataforma que hoy usan más de 100 empresas en Colombia y Ecuador para manejar ventas, inventario, producción, contabilidad y facturación electrónica en un solo lugar.
No es para todo el mundo
Si usted tiene tres empleados y una hoja de cálculo le alcanza, siga así. Esto es para la empresa que ya se quedó corta: la que tiene la operación en un lado, la contabilidad en otro y nadie que pueda decir con certeza cuánto costó lo que produjo ayer.
Cada semana voy a publicar aquí lo que encuentro en esas empresas: los errores que he visto, varios de ellos míos, y lo que cambia en la operación cuando se corrigen.
Una pregunta para usted: ¿qué información le llega tarde hoy en su empresa? Cuéntenos en el foro.
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